ساعات محدودی در طی روز در اختیار ما است؛ اما استراتژی‌ها، نکات و واژه‌های اختصاری متعددی برای بردن نهایت استفاده از هر یک ساعت وجود دارد. رابرت پوزن، نویسنده کتاب نهایت بهره‌وری، اخیرا روش‌های هفت گانه خود را برملا کرده است. او از طریق فهرست شگفت‌انگیزی از مسئولیت‌ها که طی دوره کاری خود تجربه کرده، به انجام وظیفه به‌صورت مؤثر پرداخته است. بعضی از کارهای او عبارتند از وکالت برای کمیسیون اوراق بهادار و بورس ایالات متحده، مدیر کل شرکت سرمایه‌گذاری فیدلیتی و مدیر اجرائی شرکت MFS investment Management. پوزن در آخرین کتاب خود، نهایت بهره‌وریمی‌گوید:

نتایجتان را به حداکثر و ساعات را به حداقل برسانید.

او گفته‌های خود را در دانشکده مدیریت MIT Sloan این‌گونه توضیح می‌دهد:

من هر روزه افراد زیادی را می‌بینم که با زندگی روتین‌ خود در جدل هستند. این عملکرد عقل متعارفِ روشمند است.

قدم یک: اندازه گیری بهره‌وری با میزان نتیجه‌گیری

پوزن می‌گوید:

تعداد ساعت‌ها معیار مناسبی برای اندازه‌گیری عملکرد ما نیستند. من از خبرنگاران می‌پرسم که آیا تا به‌حال اتفاق افتاده است سه هفته‌ی مداوم روی یک مقاله کار کنید و نتیجه خوبی ندهد؟ یا آیا اتفاق افتاده است که تنها سه روز روی مقاله‌ای کار کنید و نتیجه فوق‌العاده‌ای بگیرید؟ پربهره‌ترین استفاده شما از زمانتان چه موقعی بود؟

قدم دو: رتبه‌بندی اهداف

پوزن می‌گوید این قدم، مورد مهمی است که افراد کمی آن‌ را به‌درستی انجام می‌دهند. چطور می‌توانید بفهمید که چگونه باید زمان با ارزش خود را سپری کنید درحالی‌که اولویت‌های خود را نمی‌دانید؟ او پیشنهاد می‌کند بعد از این‌که به رتبه‌بندی خود آگاه شدید، به یاد بسپارید که چه مواردی را دوست دارید و نقاط قوت شما چه مواردی هستند؛ علت هر هدف خود را شناسایی کنید و بدانید که چگونه باید از آن‌ها برای نیازهای کلی‌تر خود و شرکت‌تان استفاده کنید.

قدم سه: تقسیم کردن وظایف بزرگ در صورت امکان

وقتی با وظایف کاری کوچک، ساده یا سریعی مواجه می‌شوید بهترین کار این است که به‌سرعت به آن‌ها رسیدگی کنید. اگر آن وظیفه، کاری نیست که بتوانید به‌سرعت انجامش دهید، باید کمی استراتژی استفاده کنید اما در انجام آن تعلل نکنید. پروزن می‌گوید:

آن وظیفه را به چند قسمت ساده‌تر تقسیم کنید. با آسان‌ترین قسمت کار شروع کنید. وقتی شروع به کار کردید و یک قسمت از آن‌ را به انجام رساندید برای انجام قسمت بعدی احساس بهتری خواهید داشت.

او در مورد رسیدگی به ایمیل‌ها می‌گوید:

باید خود را کمی محدود کنید و تنها هر چند ساعت یک‌بار صندوق الکترونیکی خود را چک کنید؛ به تمام ایمیل‌ها پاسخ دهید؛ البته تنها آن‌هایی که نیازمند جواب فوری هستند.

قدم چهار: از آخر شروع کنید

یکی از استراتژی‌های جالب و مورد استفاده‌ی پوزن برای پروژه‌های دشوار و مهم، شروع کردن با موردی است که تصور می‌کنید باید نتیجه شما باشد. تقریبا به این دلیل که همیشه می‌توانید در طول مسیر آن‌ها را مرور و اصلاح کنید. او در این مورد توضیح می‌دهد:

اکثر افراد ۶ یا هفت هفته را صرف جمع‌آوری اطلاعات و مصاحبه با مردم می‌کنند و تنها یک یا دو هفته‌ی آخر را برای جمع‌بندی اطلاعات و یافتن پاسخ‌های کلیدی اختصاص می‌دهند. این شیوه، راه مؤثری برای رسیدگی به پروژه‌های پژوهشی نیست. هرچه بیشتر تعلل کنید، اطلاعات بسیار بیشتری جمع می‌کنید که بی‌ربط به موضوع شما هستند.

قدم پنج: اختصاص زمان‌های فراغت برای تأمل کردن

بزرگی نقل می‌کرد که گذراندن عمر بدون تفکر کردن، ارزش زندگی را ندارد. اگر نیاز است که برای هر دقیقه‌تان در روز برنامه‌ریزی کنید، این‌کار را در زمانی انجام دهید که برای آن برنامه‌ریزی نکرده بودید. پوزن می‌گوید:

شما به زمان‌های فراغت برای تأمل و تفکر کردن نیاز دارید. به این طریق می‌توانید مطمئن شوید که تلاش‌هایتان در طول روز در مسیر اهدافتان بوده‌اند و نیاز نیست که این زمان را با شرکت کردن در انواع جلسه‌ها هدر دهید.

قدم شش: به حداقل رساندن انتخاب‌های روزانه

انجام این مورد به‌ خاطر تنوع در زندگی احتمالا برای بسیاری از ما سخت است. ما از دست بردن به انتخاب‌های روزانه در مورد نوع غذا و لباس اندکی لذت می‌بریم. اما پروزن اعتقاد دارد که سعی برای کسل‌کننده بودن به‌خصوص در صبح‌ها زمان بسیار مناسبی است و با محدود کردن انتخاب‌ها در مورد خوراک و پوشاک می‌توان زمان باارزشی را ذخیره کرد.

قدم هفت: کار خود را به خانه نبرید

عمل کردن به این قدم نیز برای بسیاری از ما کار سختی است. اما شاید مهم‌ترین قدم باشد؛ چون گاهی به‌ نظر نمی‌رسد زندگی یک بازی باشد که ما با حصول بهره‌وری بیشتر و پرداختن ساعات طولانی‌تری به کار کردن، در آن برنده شویم.

پوزن می‌گوید:

سر ساعت مناسب به خانه بازگردید و شام را با خانواده میل کنید. تلفن یا ایمیلی پاسخ ندهید. زمان کوتاهی جلوی در خانه توقف کنید و ایمیل‌های خود را چک کنید؛ بعد به سر میز شام بروید و برای دو یا سه ساعت تنها روی گذراندن وقت با خانواده تمرکز کنید. سال‌های بعد وقتی به گذشته نگاه کنید، این دو سه ساعت کنار خانواده را جزو بهترین زمان‌های سپری‌شده خود می‌دانید.